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Prérequis :

Équipe du Career Center formée.

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Résultats attendus :

• Équipe du Career Center rodée aux modalités de gestion du Career Center.

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Prendre connaissance et s’approprier les différentes modalités de gestion nécessaires au bon fonctionnement du centre.

Pour assurer un fonctionnement performant, il est impératif de mettre en place des modalités de gestion que l’équipe du Career Center doit connaître et s’approprier pour pouvoir les mettre en œuvre. Des modalités de gestion sont proposées à travers le Kit Career Center et le Management Tool.

Appréhender le kit career center

Il s’agit de prendre connaissance du Kit Career Center, dont le présent guide fait partie.

Le Kit permet à l’équipe de :

• Avoir une vision globale des services et du fonctionnement d’un Career Center.
• Se familiariser avec les différentes étapes qui jalonnent la vie d’un Career Center (Affiche A01).
• Prendre connaissance de tous les supports qui sont mis à disposition pour réaliser ces différentes étapes (Répertoire des outils).

Il est particulièrement recommandé de se familiariser avec le Référentiel des Procédures qui rassemble 31 procédures issues de bonnes pratiques des Career Centers pilotes pour l’organisation et la réalisation d’activités majeures dans la vie d’un Career Center.

 

Se familiariser avec le management tool

Le Management Tool est accessible par login et mot de passe sur le lien suivant : http://vcc.careercenter.ma/vcc/tracking. C’est la cellule en charge de la gestion des Career Centers qui transmet les login et mot de passe aux membres de l’équipe.

Après les bases enseignées dans la formation initiale, il est judicieux de prendre le temps de se familiariser avec cette plateforme de travail car elle est le principal outil de gestion quotidien de l’équipe du Career Center.

Pour rappel, le Management Tool contient :

4 bases de données	BD01. Les contacts du Career Center. BD02. Les jeunes du Career Center. BD05. Les métiers, les filièrs de formation et les établissements (accessible par le VCC). BD06. L'annuaire des associations de soutien aux jeunes (accessible par le VCC).
5 outils	T01. Planning des activitées du Career Center. T02. Formulaire de saisie d'un évenement. T03. Suivi statistique des activités. T04. Questionnaire de satisfaction destinés aux jeunes. T05. Attestation de participation aux ateliers pour les jeunes.

 

Des tutoriels vidéos sont disponibles directement sur le Management Tool pour guider l’utilisateur dans l’exploitation des différents outils.

 

Apprendre à se réunir efficacement

Les réunions d’équipe sont indispensables à la bonne gestion d’un Career Center. Il est important de savoir les identifier selon leur type et d’en connaître leurs objectifs de façon à les rendre productives et efficaces.

4 grands types de réunion régissent la vie d’un Career Center :

 

 

Après s’être familiarisé avec l’ensemble des modalités de gestion, il s’agit de les mettre en œuvre en procédant notamment à la rédaction du règlement intérieur, l’élaboration du plan d’action annuel et l’établissement du budget.

 

Rédiger le règlement intérieur du career center

Le règlement intérieur a pour objectif de faire connaître aux usagers du Career Center les règles d’utilisation du centre. Il est rédigé par le Manager.

Le règlement intérieur doit être exhaustif sans être trop long et structuré de manière claire. Les termes utilisés doivent être compréhensibles par tous. Une attention particulière doit être donnée à la définition des horaires d’ouverture du Career Center pour assurer une cohérence avec celles de l’institution hôte et la disponibilité des étudiants, et permettre aux étudiantes de profiter des services du centre en toute sérénité.

Ce règlement est destiné à l’ensemble des usagers du Career Center et il est indispensable que l’équipe le connaisse parfaitement car les règles qu’il dicte les concernent directement.

Un exemple de règlement intérieur est disponible à travers le Modèle M35.

Élaborer le plan d'action annuel

Il s’agit là d’élaborer une version provisoire du plan d’action annuel du Career Center.

Cet exercice est réalisé par l’équipe au complet lors d’une réunion de gestion interne ce qui permet de favoriser la cohésion de groupe et de stimuler l’esprit d’équipe tout en partageant la vision du Career Center et un vocabulaire commun.

Cet exercice permet à l’équipe d’appréhender l’ensemble des activités à mettre en œuvre au cours de l’année. Il donne une vue globale qui permet de mieux se projeter et situer les jalons qui vont composer le planning annuel (voir Modèle M30.)

La Procédure P01 propose une procédure pour réaliser le plan d’action, voir également le chapitre 3.4.4. Élaboration de la planification annuelle.

 

Établir le budget annuel

L’élaboration du budget incombe au Manager.

Cependant, pour ce 1er exercice, il est recommandé qu’il soit réalisé par toute l’équipe à l’occasion d’une réunion de gestion interne et en concordance avec l’élaboration du plan d’action annuel. Il s’agit pour le personnel du Career Center de prendre conscience des différents postes de dépense liés à l’activité du centre pour pouvoir par la suite mieux anticiper les besoins budgétaires.

Tout comme l’élaboration du plan d’action annuel, à ce stade, l’élaboration du budget annuel est avant tout un exercice de familiarisation avec la dimension financière du Career Center.

Un modèle est disponible à travers le Modèle M31. Voir également le chapitre 3.4.4. Élaboration de la planification annuelle.

Finalisation des documents de référence du Career Center

Le règlement intérieur, le plan d’action et le budget annuel pourront être révisés et finalisés après le lancement du Career Center, une fois que l’équipe sera rodée à la gestion et comprendra mieux la réalité des besoins du centre.

À propos du plan d’action et du budget annuels

Ces documents doivent prévoir les activités de développement du Career Center (voir phase III, en particulier l’organisation d’un salon de l’emploi (voir chapitre 3.2.3. Organisation d’un salon de l’emploi) qui implique des besoins importants en termes de mobilisation de l’équipe et de budget.

La validation de ces documents est relative aux modalités de gouvernance établies entre l’institution hôte et le Career Center.