• Présence des officiels confirmée.
• Career Center opérationnel.
• Lieux de l’évènement aménagés et équipés.
• Tâches réparties au sein de l’équipe élargie en charge de l’organisation de l’inauguration.

Inauguration réalisée avec succès.

Gérer l’évènement et s’assurer de son bon déroulement.

La journée d’inauguration se déroule selon le programme type d’ouverture d’un Career Center (Modèle M29) en suivant la structure suivante :

• Accueil des officiels, intervenants et autres invités.
• Discours et témoignages. Pause-café.
• Coupé de cordon suivi de la visite du centre.
• Visite des quatre stands de services.

La personne accompagnant les officiels est garante du respect du programme et s’occupe de coordonner les différents intervenants.

Accueillir les invités

Le stand d’accueil est positionné près de l’entrée principale de l’institution hôte pour orienter les invités vers le lieu où se déroulent les discours.

La banderole « Accueil et presse » doit être bien visible.

Pour les officiels, il est important de prévoir, en plus de la personne en charge de les guider, un accueil par un des plus hauts représentants de l'institution hôte.

Chaque journaliste remplit une feuille de présence (nom, prénom, nom du média, téléphone e-mail et signature) en échange de quoi il reçoit le kit presse (voir sous-chapitre précédent « Les supports de communication spécifiques »).

Bien gérer les trois espaces et le déroulé de l'inauguration

La salle de conférence ou le chapiteau aménagé

La personne accompagnant les officiels et responsable de la communication les dirigera vers la zone prévue à cet effet près la scène des discours.

Une fois les discours terminés, on procède à une séance photo sur la scène ou l’estrade, avec en toile de fond le support prévu à cet effet.

La pause-café est aménagée  à proximité de la salle de conférence ou du chapiteau car elle se fait à la suite des discours.

Le Career Center

Le Career Center doit être parfaitement propre et rangé pour la visite officielle et la télévision du centre doit diffuser le film de promotion du Career Center en boucle.

Il est recommandé garder le centre fermé jusqu’au moment de la visite pour éviter tout désordre.

Le cordon à couper doit être positionné de manière à ce que le photographe professionnel puisse prendre des photos bien cadrées.

Les 4 stands d’activité

L’objectif de ces stands est de promouvoir les services de base du Career Center. Le public ciblé pour la visite (à part les officiels) sont les jeunes. C’est pour eux la première occasion de découvrir les services du Career Center et de commencer à recevoir des conseils. C’est pourquoi on peut leur proposer, dans la communication en amont du jour de l’inauguration, d’amener leur CV.

Pour rappel, il est recommander de communiquer aux jeunes un horaire de visite décalée d’une heure et demi à deux heures (durée approximative de la première partie) par rapport à au démarrage du programme pour éviter une affluence massive des jeunes lors de la pause-café et par conséquent une difficulté à gérer les quantités de boissons et nourriture.

S’organiser

Il est recommandé que toute l’équipe, y compris les Ambassadeurs se retrouve au moins 1 heure avant le début de l’inauguration officielle.

Interagir avec l’assistance du jour de l’inauguration

Le jour de l’inauguration est une opportunité formidable pour promouvoir le Career Center, y compris la capacité de son équipe à bien accueillir. Aussi, il est recommandé de :

• Interagir avec les officiels (le coordinateur qui les accompagne mais aussi le reste de l’équipe sans trop les solliciter)
• Recevoir les jeunes dans les meilleures conditions en se préparant à décrire les services du Career Center et en interagissant avec eux
• Réaliser des démonstrations de services dans le centre