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Prérequis :

Un Career Center rodé à ses activités de base.

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Résultats attendus :

Augmentation de la notoriété du Career Center et du nombre de jeunes inscrits.

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Faire connaître aux jeunes le Career Center et promouvoir ses services.

Les caravanes de promotion du career center

Une caravane est une démarche qui consiste à aller à la rencontre des étudiants sur leur lieu d’enseignement pour faire connaître et promouvoir les services du Career Center. Voir Guide G02. Ce sont les conseillers carrière et éventuellement des Ambassadeurs expérimentés, qui organisent et animent les caravanes.

 

Identifier le lieu et la date de la caravane

Les lieux d’enseignement correspondent aux établissements rattachés à l’institution hôte.

Ces établissements sont parfois situés dans d’autres villes de la région du Career Center.

Au préalable, les conseillers prennent contact avec la direction de l’établissement rattaché pour que celle-ci leur attribue un espace au sein de leurs locaux (de préférence un espace de grand trafic des étudiants, type hall d’entrée principale, caféteria, parvis…) et qu’ils conviennent d’une date appropriée au calendrier des étudiants.

Les caravanes sont planifiées à l’occasion des réunions de gestion mensuelles puis des réunions de coordination hebdomadaires (voir chapitre 2.2 Gestion du Career Center).

 

Préparer la caravane

Le jour de l’évènement, les conseillers carrière installent le stand parapluie du Career Center dans le lieu attribué, de façon bien visible.

Ils sont munis de tout le matériel promotionnel du Career Center : flyers, brochures avions, affiches, ordinateurs portables avec clé 4G pour démonstration du Career Center virtuel…

 

Animer la caravane

Sur un format d’une demi-journée, les conseillers carrière distribuent les supports de communication, répondent aux questions des étudiants et les orientent vers une visite du centre et une inscription sur le Career Center virtuel.

L’objectif de cette activité est également de recueillir les coordonnées des étudiants en particulier leur adresse e-mail pour pouvoir les tenir informés des activités du centre.

 

Les événements d'accroche

Il s’agit de concevoir, organiser et animer avec le milieu associatif étudiant, des activités et évènements qui rassemblent les jeunes, en vue de promouvoir les services du Career Center

Il existe différents évènements d’accroche que le Career Center peut mettre en œuvre pour mobiliser les jeunes. Dans tous les cas, les Ambassadeurs ont un rôle de premier plan dans l’organisation de ces évènements. Voir Ressource DOC R02.

 

Liste non-exhaustive des événements d’accroche :

Évènements	Exemples
Compétitions sportives	Il est recommandé de choisir un sport populaire qui ne nécessite pas beaucoup d’équipements ou de locaux trop particuliers (marathon, tournois de football…). Les compétitions sportives peuvent être organisées avec des associations handisport.
Compétitions artistiques	Photos, peinture, danse, musique…
Expositions culturelles	Présentation d’un mouvement culturel, de particularités culturelles locales, régionales ou d’autres pays sous forme de panneaux ou de vidéos…
Concours de reportage vidéo thématique	Sur l’écologie, le genre, le patrimoine, le handicap, la perception du monde du travail, la question de l’égalité homme femme…

 

Identifier les associations étudiantes

Les associations étudiantes sont un formidable levier de communication par relais. Elles peuvent prendre la forme de clubs universitaires avec une thématique (technique, sportive, ludique…) et de bureaux des étudiants.

En vue d’organiser des évènements d’accroche avec elles, le conseiller responsable du programme jeunes Ambassadeurs du Career Center doit au préalable les identifier. Pour ce faire, il peut s’appuyer sur :

• L’administration des établissements rattachés à l’institution hôte.
• Le réseau des Ambassadeurs du Career Center.
• La Base de Données BD01.

Voir également Procédure P16.

 

Organiser une tournée des Ambassadeurs auprès des associations

Une fois les associations étudiantes identifiées, une tournée des Ambassadeurs peut être organisée dans leurs locaux pour créer un premier contact. Ces rencontres sont l’occasion pour les Ambassadeurs de connaître les activités des associations étudiantes qu’elles rencontrent et pour les associations de connaître les services proposés par le Career Center. Voir Ressource DOC R02.

Les rencontres de la tournée des Ambassadeurs sont planifiées lors des réunions de gestion mensuelles puis des réunions de coordination hebdomadaires (voir chapitre 2.2 Gestion du Career Center, avec une concertation préalable avec l’équipe d’Ambassadeurs.

 

Assurer le suivi de la tournée

Il est recommandé que les Ambassadeurs rédigent un rapport synthétique en remplissant le Modèle M20 à l’issue de chacune de leur visite.

Une tournée d’Ambassadeurs fait également toujours l’objet d’une collecte d’adresses e-mail. Voir Modèle M19 pour tenir informés les membres des associations des activités du centre par la suite.

 

Planifier les évènements d’accroche

Les délais de planification varient en fonction de la nature et de l’envergure de l’évènement. La plupart du temps, il est recommandé de les planifier plusieurs mois ou semaines à l’avance pour communiquer et laisser le temps aux participants de s’y préparer.

 

Organiser des évènements d’accroche 

Ce sont les Ambassadeurs qui organisent ces évènements avec l’appui du responsable du programme selon les mêmes modes de gestion que les autres activités du centre (voir chapitre 2.2. Gestion du Career Center, ainsi que Modéle M33 et Outils Mngt Tool T01 et T02).

Les Ambassadeurs s’appuient également sur les associations étudiantes pour l’organisation des évènements d’accroche. Voir Procédure P10.

 

Communiquer sur les évènements d’accroche

Il s’agit tout d’abord de créer des supports de communication grâce au logiciel Inkscape en s’inspirant des fichiers sources de la Base de Données BD04. Ces supports doivent indiquer le sujet de l’évènement, les dates clés et son horaire.

Ils doivent être diffusés sur les réseaux sociaux et relayés sur les pages Facebook des Ambassadeurs du Career Center et celles des associations étudiantes. Voir Ressource DOC R05.

Si le budget le permet, l’évènement peut faire l’objet d’une campagne d’affichage. Voir Guide G05.

Comme pour tout évènement du Career Center, le conseiller responsable communication du centre s’assurera de la communication avant et après l’évènement.

Pour ce type d’évènement, il est recommandé de commencer à communiquer un mois à l’avance avant la tenue de l’évènement pour garantir un maximum de participants. Voir également Procédure P30.

 

Prévoir des récompenses

Les événements d’accroche relèvent de compétitions / concours qu’il convient de récompenser. Les récompenses suivantes peuvent être envisagées :

• Un prix, trophée ou équivalent.
• Une mise en valeur du gagnant sur les pages LinkedIn et Facebook du Career Center.
• Un kit de goodies du Career Center (écharpe, casquette, t-shirt, clé USB…).
• Un / des cadeaux du ou des sponsors.

 

Sponsoriser les évènements d’accroche

Le Sponsoring peut s’avérer utile, notamment pour la ou les récompenses des gagnants des concours et compétitions.

Les entreprises du secteur privé sont assez faciles à convaincre lorsqu’il s’agit de donner une récompense en nature relative à leur activité (par exemple un repas gratuit pour deux par un restaurant, deux places pour un film par un cinéma, des lunettes de soleil par un opticien…).

Il est plus simple d’approcher des PME et plus ou moins grandes entreprises car leur processus interne de décision pour la validation de leur participation est plus rapide que dans les multinationales et les grandes entreprises où la hiérarchie est souvent plus importante et les procédures internes parfois lourdes.

Le Sponsoring relève du Business Developer (s’il existe dans l’équipe), sinon, du Manager du Career Center.

En amont de la rencontre avec les potentiels sponsors, le Business Developer ou le Manager prépare une fiche technique détaillant l’évènement à organiser en vue de le présenter. Puis il contacte les sponsors pour « vendre » le projet. Voir également Procédure P23. Cette action nécessite des qualités commerciales et notamment des techniques de négociation.

Le Business Developer ou Manager peut argumenter sur :

• La visibilité que l’évènement va donner à l’entreprise à travers les supports de communication physiques (affiches, flyers, banderole…) et à travers les réseaux sociaux (posts informatifs sur Facebook et LinkedIn pour informer la communauté de leur participation à l’évènement, etc.).
• Le développement de la notoriété de l’entreprise à travers son appui à des évènements encourageant la jeunesse : cela peut servir à la fois à renforcer son capital social (l’entreprise affiche son soutien à un enjeu de société majeur) et son développement économique (elle s’adresse à des futurs consommateurs / clients / employés).
• La proposition d’un atelier en Soft Skills au profit de l’équipe (ou d’une partie) de l’entreprise.

Une fois l’évènement réalisé, le Business Developer ou le Manager adresse une lettre de remerciement à l’entreprise sponsor (voir Modèle M38) et publie un message dans le même sens sur les réseaux sociaux.

 

Organiser un summer camp

 

 

Planifier un Summer Camp

Deux à trois mois avant l’évènement, l’équipe du Career Center planifie les dates du Summer Camp en concertation avec l’institution hôte (par exemple à l’occasion d’une réunion trimestrielle avec le corps professoral). En plus d’assurer une cohérence de planning, cela permettra au corps enseignant de relayer l’information auprès de leurs étudiants et ainsi de promouvoir l’évènement.

 

Organiser le Summer Camp

Le conseiller responsable établit une fiche de l’évènement ( Modèle M33) pour anticiper tous les besoins organisationnels.

Les modalités de gestion liées à la tenue de l’évènement (invitation des Guest Speakers, répartition de l’animation des ateliers, animation des jeux de groupes…) sont établies à l’occasion des réunions hebdomadaires et mensuelles (voir chapitre 2.2 La gestion du Career Center).

Par la suite, le conseiller carrière rédige le programme du Summer Camp en faisant un planning détaillé de l’évènement. Voir ( Modèle M34). Le programme peut être organisé autour d’une thématique qui reprend les références du Career Center telles que « Préparer mon projet professionnel » ou « Mon kit pour l’emploi », tout comme il peut s’organiser autour d’une ou plusieurs thématiques que l’équipe aura identifiées comme cohérentes par rapport aux besoins des jeunes ou à ce qu’elle souhaite leur transmettre.

 

Promouvoir le Summer Camp

Une fois que l’évènement est planifié et son programme validé par le Manager, le conseiller responsable de la communication va créer l’affiche de promotion de l’évènement à l’aide du logiciel « Inkscape » disponible sur la Base de Données BD04.

L’affiche est publiée régulièrement sur les réseaux sociaux à partir de la deuxième quinzaine du mois de juin et elle est envoyée par e-mailing aux jeunes via la base de données Base de Donées BD02.

Des affiches imprimées sur format A2 et / ou A3 sont positionnées dans les lieux de grand trafic des étudiants (hall d’entrée, caféteria, bibliothèque) de l’institution hôte et des établissements rattachés et éventuellement les salles de cours via le corps professoral, sans oublier le Career Center.

Le Summer Camp doit être inséré dans le Management Tool un mois avant l’évènement pour le promouvoir et permettre aux jeunes de s’y inscrire.

Une fois le Summer Camp réalisé, le responsable communication communique sur l’évènement sur les réseaux sociaux. Il peut également le faire pendant le déroulement de l’évènement.

 

Communiquer pendant et après les évènements

Pour les évènements d’accroche comme pour le Summer Camp, il est recommandé de prendre des photos tout au long de leur déroulement. Pour exploiter les photos à des fins de communication promotionnelle, les personnes figurant sur les photos doivent signer une décharge de droit à l’image (Modèle M36). L’équipe peut faire signer cette décharge dès l’accueil des participants à l’évènement.

Mobiliser les parents

Faire connaître le Career Center aux parents et les tenir informés des activités du centre peut être un moyen pour qu’ils encouragent leur enfant à venir au Career Center.