• 1er semestre de l’année scolaire écoulé.
• Rapports mensuels du 1er semestre.

Rapport semestriel élaboré.

Faire le reporting des activités réalisées au cours du 1er semestre et constituer le rapport semestriel avec les synthèses rédigées à la suite de la revue budgétaire et de la revue du plan d’action annuel. 

Le reporting semestriel consiste à relever toutes les activités réalisées par le Career Center au cours du 1er semestre, y compris les activités et évènements développés en complément des activités de base. Voir Modèle M45.

Répartir et planifier la rédaction

Pour l’élaboration du rapport semestriel, il est recommandé que le Manager délègue la rédaction d’une ou plusieurs parties à son équipe, à l’exception des parties relatives au budget et au reporting des statistiques. Il peut demander, par exemple :

• Au conseiller carrière en charge du programme jeunes Ambassadeurs de rédiger la partie liée aux activités des Ambassadeurs.
• Au Business Developer (s’il y en a un), de s’occuper de la partie liée à l’engagement du secteur privé et de la société civile.
• Au conseiller carrière chargé de la communication, de rédiger la partie liée à la communication.
• Etc…

La répartition des tâches et tout échange nécessaire à la production du rapport et de ses annexes peuvent se faire au cours d’une réunion de gestion. La production du rapport reste sous la supervision du Manager. Lorsque le Manager délègue la rédaction de certaines parties, il lui revient de réviser ces dernières afin d’assurer la cohérence globale du document. Il est le garant de l’exactitude des informations et données du rapport semestriel.

Lors de la réunion, il s’agira de fixer des échéances afin que le rapport soit finalisé au plus tard un mois après le semestre écoulé.

Rédiger le rapport

Il est recommandé que le rapport semestriel contienne :

• Une partie sur les statistiques globales traçables et leur analyse sous la forme d’un résumé narratif.
• Une partie synthétique sur les activités de base réalisées, telles que les ateliers, les entretiens individuels et les interventions de Guest Speakers.
• Une partie sur les activités complémentaires réalisées, telles que les évènements pour attirer les jeunes, les ateliers-débats et conférences, les activités avec la société civile et les activités sur l’approche inclusive.
• Une partie sur les activités relatives à l’engagement du secteur privé.
• Une partie sur les activités de gestion interne.
• Une partie synthétique sur le suivi du plan d’action annuel (voir chapitre 3.3.3. Revue du plan d’action annuel).
• Une partie synthétique sur le suivi budgétaire (voir chapitre 3.3.2. Revue budgétaire).

Le Manager et l’équipe peuvent s’appuyer sur le Modèle M45.

Intégrer les documents annexes

Il est recommandé d’annexer au rapport (voir rubriques suivantes) :

• Le rapport budgétaire.
• Le rapport de mise en œuvre du plan d’action.
• La 2ème version du plan d’action annuel.

Ces documents permettront d’expliquer en détail les écarts éventuels sur les activités réalisées et de justifier les demandes d’aménagement des délais et/ou budget en vue de rattraper ces écarts ou de faire face à des situations inattendues.

Se fonder sur les documents de référence

Le Manager est responsable de la production du rapport semestriel et de sa transmission. Pour réaliser le rapport, il est recommandé de se fonder sur les documents suivants :

• Les rapports mensuels du 1er semestre (voir chapitre 2.2.2. Gestion mensuelle).
• Le plan d’action annuel (voir chapitre 1.2.3. Familiarisation avec les modalités de gestion).
• Le budget annuel (voir chapitre 1.2.3. Familiarisation avec les modalités de gestion).

Présentation du rapport semestriel

Selon les modalités de gestion établies avec l’institution hôte, le rapport semestriel et ses annexes peuvent être présentés lors d’une réunion, par exemple lors d’un conseil d’administration. Le cas échéant, il est recommandé de préparer un document type PowerPoint (voir template PowerPoint sur Base de Données BD04) pour présenter de façon synthétique les résultats du premier semestre (et les activités planifiées dans celui à venir, cf. 3.3.3. Revue du plan d’action annuel).

Créer ou réviser des procédures

Cette étape de gestion du Career Center peut également être l’occasion de créer ou réviser des procédures. Pour cela, le Manager et son équipe peuvent s’appuyer sur la Procédure P31.