Rapport annuel.

• Plan d’action de l’année suivante élaboré.
• Budget de l’année suivante élaboré.

Élaborer le plan d’action et le budget annuels de l’année suivante.

Tout comme le rapport annuel, la planification annuelle est réalisée durant la période des examens de fin d’année, lorsque l’équipe est moins mobilisée sur les services délivrés aux jeunes et donc plus disponible pour des activités de gestion interne.

Réaliser le plan d'action annuel

Le plan d’action annuel est un outil de référence de première importance pour la planification et le pilotage des activités du Career Center. Il est élaboré sous la coordination du Manager. Voir Procédure P01.

Il permet d’anticiper les activités de l’année à venir et de partager une vision commune, entre tous les membres de l’équipe, sur les objectifs opérationnels du Career Center.

Pour réaliser le plan d’action annuel, il est recommandé de réaliser des réunions d’équipe thématiques : le plan d’action annuel est le fruit d’une réflexion à plusieurs qui se fonde sur les enseignements tirés du rapport annuel et l’expérience de chacun sur l’année passée.

Ces séances de travail sont animées par le Manager. Elles permettent de :

• Identifier les objectifs stratégiques liés à la capitalisation de l’expérience de l’année passée et les spécificités du centre liées à son environnement et son écosystème.
• Décliner les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels.
• Définir les activités à mettre en œuvre pour réaliser les objectifs opérationnels.
• Répartir les activités ou familles d’activités entre les différents membres de l’équipe.
• Planifier ces activités sur l’année en fixant des échéances.
• Définir les indicateurs par activités pour pouvoir les mesurer dans les activités de suivi.

Une fois ces éléments définis, ils sont rédigés dans le plan d’action. Voir Modèle M30.

Par la suite, il est recommandé de tenir la réunion de clôture annuelle avec les représentants de l’institution hôte (voir chapitre 2.2.3. Collaboration avec l’institution hôte) et en particulier le corps enseignant. Le Manager anime cette réunion au cours de laquelle il présente :

• Les grandes lignes du rapport annuel, en mettant en avant les activités coorganisées par le Career Center et l’institution, qui ont marqué l’année (salon de l’emploi, conférences…).
• Les propositions d’activités et évènements à coorganiser pour l’année suivante.

Cette réunion permet également de :

• Recueillir les avis de l’institution hôte sur les propositions d’activités et évènements à coorganiser.
• Collecter de nouvelles propositions d’activités et d’évènements, notamment grâce aux remontées d’informations du corps enseignant.

Il est fortement recommandé que cette réunion fasse l’objet d’un compte rendu à faire valider par les représentants des services de l’institution hôte.

Une fois le compte rendu validé, le Manager, avec le support de l’équipe, intègre les derniers ajustements au plan d’action annuel, puis le diffuse auprès des personnes concernées.

Préparer le budget annuel

Le budget annuel est également un support de référence indispensable au pilotage des activités du Career Center. L’élaboration du budget annuel incombe au Manager du Career Center.

Les modalités de préparation du budget annuel sont à définir avec l’institution hôte. Les actions décrites ci-dessous sont des suggestions. Il s’agit de lister tous les postes de dépenses prévus pour l’année à venir (voir Modèle M31). Pour ce faire, le Manager se fonde sur :

• Le rapport annuel, en particulier le rapport budgétaire pour mieux anticiper les dépenses en capitalisant sur l’expérience de l’année passée.
• Le nouveau plan d’action annuel qui définit les activités à venir, afin que le Manager identifie les besoins en dépenses qui leur sont liées.
• La mise à jour des coûts de certains produits, services ou postes qui peuvent évoluer d’année en année.

Une fois que le budget prévisionnel a été élaboré, le Manager le transmet à la direction de l’institution hôte pour validation.

Pour aller plus loin

Pour donner toutes ses chances au Career Center de se développer efficacement dans les années à venir, il est recommandé d’élaborer une stratégie à 3 ou 5 ans.

Définir des objectifs stratégiques à long terme permettra au Career Center de préciser sa vision par rapport à son propre contexte et ses spécificités, ainsi que les possibilités qu’il souhaite se donner pour assurer sa longévité.

La stratégie doit tout particulièrement prendre en considération le développement de la relation entre le secteur privé et le Career Center.

L’élaboration d’une stratégie est un processus assez long, mené collectivement par toute l’équipe du Career Center et ses partenaires-clés.