• Career Center opérationnel.
• Date d’inauguration fixée.

• Lieu de l’évènement identifié.
• Restauration et équipements anticipés.

Anticiper tous les besoins logistiques pour le jour de l’inauguration.

Identifier le(s) lieu(x) de l'événement

Un déroulé d’inauguration se déroule dans 3 espaces différents :

• l'espace des discours officiels et témoignages
• le Career Center pour la visite officielle du centre
• la zone où se tiendront les 4 stands de services du Career Center qui vont accueillir les jeunes en grand nombre

Identifier l’espace des discours officiels et des témoignages

L'idéal est d'avoir un espace du type salle de conférence situé dans l'institution hôte et proche du Career Center.

Dans le cas où il n’y aurait pas de local adéquat pour tenir l’évènement, on procède à la location d’un ensemble de matériel pour créer cet espace en extérieur, à savoir :

• Un chapiteau avec une estrade recouverte de moquette
• Un pupitre
• Un système de sonorisation (micro, ampli, baffles, etc.)
• 200 chaises pour l’assistance
• Un drapeau du Maroc
• Un portrait du Roi du Maroc sur chevalet

Prévoir les stands de services Career Center

Situé à proximité du Career Center sans en bloquer l’accès, les stands sont aménagés sous forme de 4 chapiteaux pour lesquels il faut prévoir, pour chacun :

• 2 tables, soit 8 tables avec 8 nappes au total
• 4 chaises, soit 16 chaises au total

L’installation des stands doit se faire au plus tard la veille de l’inauguration.

Dans le cas où du matériel doit être loué chez un fournisseur, il est recommandé d’effectuer la démarche 30 jours avant l’inauguration de manière à s’assurer de sa disponibilité le jour de l’évènement (pour des contacts de fournisseurs, se référer à la Base de Données BD01.

Prévoir la restauration et les équipements

La restauration

Il faut prévoir :

• une pause-café pour 200 personnes
• un déjeuner snack pour les Ambassadeurs qui vont être fortement mobilisés pour cette journée.

Les supports de communication spécifiques

Liste des supports de communication par zone :

Pour la liste exhaustive des supports de communication disponibles pour l’inauguration, se référer à  Guide G05. et à la Base de Données BDD4. Les fichiers source des supports de communication.

Les équipements

Les équipements nécessaires pour l’inauguration sont a minima :

• Un ruban à couper par le plus haut représentant officiel
• Des ciseaux de bonne qualité
• Un coussin type velours de couleur bordeaux pour déposer les ciseaux
• Des stylos verts pour la correction des CVs des jeunes aux stands thématiques

Se répartir les tâches

Les tâches sont nombreuses le jour de l’inauguration et une équipe de Career Center, même au complet, ne suffit pas pour toutes les exécuter. L’équipe du centre est donc complétée par des membres de l’institution hôte désignés à l’avance et initiés aux services du Career Center.

Voici une liste indicative des postes à se répartir :

• Deux postes d’accueil (chaque responsable de stand d’accueil est accompagné d’un Ambassadeur bien organisé)
• Un poste de logistique (nourriture, équipements, etc.) et de coordination des Ambassadeurs
• Un poste de coordinateur (accompagnement des officiels, coordination des intervenants et des activités du programme)
• Un responsable de la communication en live
• Un poste de conseil et d’orientation pour le stand « me connaitre » (accompagné d’un Ambassadeur)
• Un poste de conseil et d’orientation pour le stand « explorer » (accompagné d’un Ambassadeur)
• Un poste de conseil et d’orientation pour le stand « me préparer » (accompagné d’un Ambassadeur)
• Un poste de conseil et d’orientation pour le stand « me lancer » (accompagné d’un Ambassadeur)

Les autres  Ambassadeurs pourront interagir avec les jeunes et répondre à leurs questions au sujet du Career Center, tout en collectant leur adresse e-mail pour pouvoir les tenir informer des activités du centre par la suite (Modèle M19).

La prise de photo est incontournable et il faudra également penser à recruter un photographe professionnel (Base de Données BD01) qui couvrira l’ensemble de l'évènement et qui livrera les photos en format numérique dans les plus brefs délais (quelques photos pourront faire l'objet d'un tirage papier pour affichage dans les bureaux).

Les délais des procédures d’achat

Pour tout ce qui demande une procédure d’achat pour le jour de l’inauguration, il est recommandé de lancer les consultations des prestataires et fournisseurs dès que la date d’inauguration est validée avec les représentants officiels.

Se répartir les tâches

Pour permettre une organisation optimale, il est recommandé d’identifier tous les membres de l’équipe organisatrice de l’inauguration au moins 15 jours avant l’évènement et d’organiser dans la foulée, une réunion de coordination pour répartir les tâches à accomplir avant et lors de l’inauguration.