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Prérequis :

Partenariat défini avec une entreprise.

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Résultats attendus :

• L’entreprise dispose d’un éventail de candidatures profilées.
• Des jeunes sont recrutés.

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Sélectionner des jeunes pour satisfaire la demande en recrutement d’une entreprise.

Le sourcing est un processus qui vise à identifier des profils d’étudiants ou de jeunes diplômés correspondant à une demande d’entreprise souhaitant pourvoir des postes de stages et/ou d’employés. C’est une activité continue dans la vie d’un Career Center. Voir également Guide G04 et Procédure P22.

 

Connaitre les besoins de l'entreprise

Le processus de sourcing commence par l’expression de besoins en postes à pourvoir par une entreprise.

C’est l’une des raisons pour lesquelles il est important de développer un réseau du secteur privé adapté aux spécificités du Career Center (voir chapitre précédent).

Il est recommandé que l’entreprise adresse au Career Center ses besoins en donnant a minima, les informations suivantes :

• Fiches de poste des stages ou emplois à pourvoir.
• Quantité de stages ou emplois à pourvoir par fiche de poste.
• Planning de recrutement.
• Politique handicap de l’entreprise Ressource R03.

Ces informations sont très importantes pour que le Business Developer et/ou l’équipe du Career Center puissent réaliser leur travail d’identification des profils.

 

Collecter les candidatures

Une fois les fiches de postes reçues, l’équipe du Career Center va collecter les candidatures.

Pour cela, il est recommandé qu’avec l’appui du conseiller chargé de la communication, les fiches de poste soient publiées à travers les réseaux sociaux (LinkedIn et Facebook) et à travers l’institution hôte et les établissements qui lui sont rattachés (site internet de l’établissement, page Facebook et/ou LinkedIn, panneaux d’affichage…). La publication des fiches de poste doit être accompagnée des informations suivantes :

À qui s’adresse la publication : selon la demande, les publications concernent les étudiants et / ou les jeunes diplômés

• La nature du poste : stage ou emploi.
• Le type de candidature : CV a minima, éventuellement accompagné d’une lettre de motivation.
• Moyen pour transmettre sa candidature (de préférence par e-mail, auquel cas indiquer l’adresse).
• La date limite pour envoyer sa candidature.

Une fois les candidatures collectées, le Business Developer et/ou l’équipe du Career Center réalisent un premier tri pour éliminer celles qui sont incomplètes (par exemple : manque lettre de motivation) ou inappropriées (par exemple un étudiant qui répond alors que c’est un profil de jeune diplômé qui est recherché).

 

Réaliser les entretiens de présélection

Il s’agit de rencontrer physiquement les jeunes candidats ou d’avoir au moins un contact téléphonique avec eux si la rencontre n’est pas possible. C’est le Business Developer avec l’appui des conseillers carrière qui réalise ces entretiens.

Ces rencontres sont l’occasion de :

• Vérifier les coordonnées du candidat.
• S’assurer qu’il a bien compris le poste pour lequel il se présente.
• Lui donner d’éventuelles recommandations pour améliorer son CV avant transmission à l’entreprise (auquel cas lui fixer une échéance pour transmettre la deuxième version de son CV).

Une fois les entretiens de présélection réalisés, le Business Developer et/ou l’équipe du Career Center transmettent les candidatures qu’ils ont retenues à l’entreprise. Selon la quantité de postes à pourvoir, le Business Developer organisera par la suite avec le soutien de l’équipe une journée de recrutement.

 

Organiser une journée de recrutement

Connaître les différents types de journée de recrutement

Une journée de recrutement est une journée au cours de laquelle une ou plusieurs entreprises sont invitées à rencontrer des candidats aux postes qu’elles ont à pourvoir.

Il existe deux types de journée de recrutement :

• L’entreprise recrute entre 10 et 50 postes : l’équipe du Career Center organise sous la coordination du Business Developer ou du Manager une journée de recrutement au centre « portes fermées », c’est-à-dire que tous les candidats qui participent à la journée sont préalablement sélectionnés par le Business Developer et/ou l’équipe du Career Center.
• L’entreprise recrute plus de 50 postes : l’équipe du Career Center organise sous la coordination du Business Developer ou du Manager une journée de recrutement au centre « portes ouvertes », c’est-à-dire que tout étudiant et / ou jeune diplômé peuvent profiter de l’évènement et venir déposer leur candidature.

 

Si l’entreprise a moins de 10 postes à pourvoir, la prise de contact se fait directement entre l’entreprise et le candidat. L’entretien d’embauche a lieu dans les locaux de l’entreprise. Le Business Developer et l’équipe n’interviennent plus dans le processus de recrutement.

 

Planifier une journée de recrutement

La journée de recrutement est planifiée à l’occasion d’une réunion de gestion mensuelle et/ou d’une réunion de coordination hebdomadaire avec le reste de l’équipe (voir chapitre 2.2. Gestion du Career Center). La date est fixée en coordination avec l’agenda de la / des entreprise(s) partenaire(s). Il faut bien veiller à ce qu’aucune autre activité du centre ne soit planifiée ce jour-là, car cet évènement nécessite la mobilisation de toute l’équipe et la disponibilité entière des locaux du Career Center.

Une fois la date fixée, elle est reportée sur le Management Tool par le formulaire Outil Mngt Tool T02 qui la rendra visible sur Outil Mngt Tool T01.

 

S’organiser pour le jour de l’évènement

Le jour de l’évènement, il est recommandé que l’équipe se répartisse les tâches comme suit :

• Le Manager s’occupe de l’accueil et l’accompagnement des cadres des entreprises.
• Les conseillers carrière gèrent l’accueil et l’attente des jeunes.
• Le Business Developer supervise et coordonne l’évènement.

Il est conseillé de prévoir un espace détente dans un des bureaux du centre, avec de quoi faire des pauses café et une pause déjeuner pour les recruteurs et l’équipe.

Dans le cas d’une journée portes ouvertes, on peut envisager une pause déjeuner collective à l’extérieur du centre.

Pour plus de détail sur les spécificités organisationnelles en fonction du type de journée de recrutement, se référer au Guide G04.

 

Communiquer sur la journée de recrutement

Dans le cas d’une journée « portes fermées », les entreprises rencontrent uniquement les candidats présélectionnés par le Business Developer. Le business developper avec l’appui de l’équipe doit s’assurer que les candidats présélectionnés sont au courant de la date et des horaires du rendez-vous.

Pour cela, ils envoient un e-mail aux candidats sélectionnés et s’assurent éventuellement par téléphone ou SMS qu’ils l’ont bien reçu.

Il n’y a alors aucun support de communication à créer pour l’évènement.

Dans le cas d’une journée « portes ouvertes », le responsable communication crée une affiche de l’évènement qu’il commence à diffuser sur les réseaux sociaux une dizaine de jours avant la journée. Voir outil Inkscape sur la Base de Données BD04 et le Guide G05.

Dans les deux cas, la journée de recrutement fait l’objet d’une communication sur les réseaux sociaux après sa tenue.

 

L'aprés sourcing

Il est important de faire un suivi des activités de sourcing auprès des entreprises partenaires pour :

• Connaître le nombre de stages ou d’emplois qui ont été conclus à l’issue du processus de sourcing.
• Savoir si le partenaire est satisfait de la collaboration.
• Connaître les points d’amélioration du processus.

Pour cela, le Business Developer et/ou l’équipe du Career Center peuvent collecter ces informations sous forme de formulaire soumis au partenaire comprenant des rubriques relatives aux trois points ci-dessus. Ce formulaire peut être annexé à la convention de partenariat.

Si les agendas le permettent, l’équipe peut aussi organiser une séance de débriefing avec le partenaire.

 

Préparer les candidats présélectionnés à la rencontre avec l’entreprise

Que ce soit à travers une journée de recrutement ou un entretien direct avec l’entreprise, il est important que les candidats présélectionnés soient préparés à leur rencontre avec le partenaire.

Pour cela les conseillers carrière peuvent mettre en place un petit plan de formation aux moyens d’ateliers et d’entretiens individuels pour permettre aux candidats d’optimiser leur CV et se préparer à l’entretien avec l’entreprise (voir Ressource R03).

 

Collecte des profils

Si la quantité de postes de stages ou d’emplois à pourvoir est réduite (par exemple deux postes), le Business Developer peut communiquer à travers un réseau restreint par exemple par e-mailing sur la base d’une sélection de jeunes qu’il aura déjà profilés.

Profil des candidats

Dans sa recherche de candidats, le Business Developer peut imposer que les jeunes postulants aient déjà réalisé la formation « Najahi - Prêt pour l’emploi ». Voir Dépliant D06. Cela permettra de garantir un certain niveau de compétences des candidats en termes d’employabilité.