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Prérequis :

• Un mois écoulé depuis le dernier rapport mensuel ou l’ouverture du Career Center.
• Comptes rendus de réunions hebdomadaires du mois écoulé.

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Résultats attendus :

• Rapport mensuel élaboré.
• Planification mensuelle élaborée.

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Planifier les activités du mois à venir et faire le reporting de celles du mois écoulé.

Il est recommandé de tenir une réunion de gestion mensuelle, à laquelle tous les membres de l’équipe participent, en vue de structurer et / ou produire les actions suivantes :

• La planification mensuelle des activités du Career Center.
• L’élaboration du plan de communication multimédia selon la planification mensuelle.
• Le suivi du plan d’action annuel.
• Le reporting mensuel des activités du dernier mois écoulé.  
• Le contrôle budgétaire.

Voir également Procédure P26.

 

Produire la planification mensuelle

La planification mensuelle consiste à produire un programme de toutes les activités délivrées par le Career Center pour le mois prochain.

L’objectif est de les organiser en répartissant les tâches au sein de l’équipe et d’anticiper la communication à faire sur ces activités en vue de garantir la présence d’un maximum de participants.

Le planning doit prendre en compte l’ensemble des activités qui seront proposées aux jeunes, à savoir :

• Les plages horaires dédiées aux entretiens individuels
• Les ateliers programmés en cohérence avec ceux du mois écoulé et selon les besoins identifiés chez les jeunes au moyen des enquêtes de satisfaction et des échanges lors des entretiens individuels
• Les interventions de Guest Speaker en lien avec les opportunités de rencontre mais aussi avec les besoins identifiés auprès des jeunes et de l’institution hôte (professeurs, chef de filière, etc.)
• Les activités spécifiques tels que les ateliers débats, les conférences, les activités liées au secteur privé… (pour plus de détails sur ces activités, voir phase III, Développement du Career Center)

Pour réaliser le planning, l’équipe peut s’appuyer sur le Modèle M32. Une fois le planning mensuel établi, il sera par la suite décliné en plan d’action hebdomadaire (cf. 2.2.1).

 

Élaborer le plan de communication

Cette action consiste à définir un planning de communication sur les activités du Career Center en vue de le saisir en temps et en heure sur le Management Tool. Il s’agit de fixer des délais et de définir au préalable les grandes lignes des contenus qui vont être publiés sur les réseaux sociaux ou à travers les médias  Voir Procédures P29 et P30.

Bien que la communication soit en général attribuée à un seul conseiller carrière, une répartition des tâches de mise en œuvre du plan de communication peut s’avérer nécessaire si la charge de travail est trop importante pour le responsable communication.

 

Assurer le suivi du plan d'action annuel

Cette action consiste à :

• Se référer au plan d’action annuel élaboré par l’équipe avant l’ouverture du Career Center pour planifier les activités du mois à venir conformément aux objectifs annuels fixés
• Mesurer les indicateurs éventuels des activités réalisées dans le mois écoulé

• Vérifier que les activités du mois écoulés correspondent à celles déterminées dans le plan d’action et relever les écarts éventuels pour pouvoir par la suite les expliquer et reporter dans le rapport mensuel.

 

Contrôler le budget

Le contrôle budgétaire consiste à vérifier que les activités se déroulent conformément à l’allocation planifiée dans le budget annuel élaboré avant l’ouverture du Career Center lors de la phase de préparation. Cette tâche incombe au Manager. En cas d’écart par rapport au budget prévu, il est recommandé de le signaler dans le rapport mensuel.

Les modalités de gestion budgétaire sont à définir avec l’institution hôte.

 

Réaliser le reporting mensuel

Le reporting mensuel consiste à relever les activités réalisées par le Career Center et à les consigner sous forme de rapport.

La réalisation du rapport mensuel se base sur les compte-rendus de réunion de coordination hebdomadaire, en particulier la page de synthèse.

Il est composé de 4 parties :

• Un reporting statistiques sous forme de synthèse de données : c’est le Manager qui est en charge de cette partie. Pour cela, il relève les statistiques à travers le Outil Management Tool T03 et croise les données des synthèses des compte-rendus hebdomadaires. Voir également  Procéduree P24.
• Un reporting synthétique sur les services de base du Career Center (entretiens individuels, ateliers et Guest Speakers).
• Un reporting des autres activités / évènements tels que les activités liées aux Ambassadeurs, les activités et évènements liés au secteur privé…
• Un point sur la gestion interne (points de vigilance, besoins particuliers, point sur le budget…)

L’ensemble de ces données est consigné dans un rapport mensuel (Voir Modèle M44). Il est recommandé de réaliser un véritable travail de synthèse / de consolidation afin que le rapport mensuel ne soit pas une simple revue des différentes synthèses des rapports hebdomadaires.

En dehors du point budgétaire et du reporting statistiques qui incombent au Manager, la rédaction du rapport peut être répartie parmi les membres de l’équipe, sous la supervision du Manager.

 

Transmission du rapport mensuel

 Il est recommandé que ce soit le Manager qui transmette le rapport mensuel à toute autre entité. Il est le garant des informations transmises et le seul à produire celles relatives aux statistiques et aux données budgétaires.

Tenir informé le corps enseignant

Sur une périodicité définie (par exemple tous les 3 mois), le conseiller chargé de communication peut rédiger une newsletter sur la base des rapports mensuels. Cette newsletter est diffusée par e-mailing au corps enseignant et tout autre partenaire du Career Center.