• Plan d’action annuel élaboré.
• Planification mensuelle élaborée.
   

•  Institution hôte informée sur les activités du Career Center.
•  Mise en œuvre d’activités coorganisées entre l’institution hôte et le Career Center.
   

Mettre en place des modalités de travail avec l’institution hôte. 

Les modalités de collaboration entre le Career Center et l’institution hôte sont établies avec la direction ou la présidence de l’institution hôte. Les actions décrites ci-après sont des suggestions. Elles sont organisées sous la responsabilité du Manager.
 

Sensibiliser l'institution hôte à la mission et aux services du career center

Il s’agit de sensibiliser les différents services de l’institution hôte en lien avec le Career Center.

Les services concernés sont à priori :

• Les plus hauts représentants de l’institution hôte
• La directeur / doyen de l’institution hôte
• L’administration, en particulier le service en charge des inscriptions des étudiants
• Le service logistique
• Le service communication
• Les chefs de filière
• Le corps enseignant

Pour sensibiliser l’ensemble de ces acteurs, une réunion de présentation du Career Center peut être organisée en fin d’année scolaire au mois de juillet ou en tout début d’année avant la rentrée scolaire. Ce choix de date permet de mettre en place certaines activités avec l’institution hôte dès la rentrée des étudiants.

Cette séance sur un format d’une heure peut être l’occasion de présenter :

• Sur un format type PowerPoint : la mission du Career Center, ses 4 grands services, les informations pratiques : localisation, horaires, système d’inscription…
• Le film « Chnou houa Career Center ? »
• Plus largement le Career Center Virtuel

L’affiche « Le Career Center, c’est… » peut être remis aux participants en fin de séance (Voir Affiche A02 sur la Base de Donnèes BD04).

Si nécessaire, d’autres réunions plus spécifiques peuvent être organisées par la suite avec un public plus ciblé : par exemple, les représentants du corps enseignant, les représentants du service administratif…etc. Ces réunion restreintes permettent une approche plus ciblée des activités à coordonner, et s’avèrent particulièrement nécessaires avec le corps enseignant au vue de l’éventail de possibilités de collaboration.

Coorganiser des activités et des événements

Il existe différents type d’activités et d’évènements à coorganiser selon les différents services de l’institution hôte. Voir Guide G03.

Voici une liste non-exhaustive d’activités et évènements par type de service de l’institution hôte :

Pour permettre une coorganisation optimisée des activités / évènements, en particulier avec le corps enseignant, il est recommandé de mettre en place certaines modalités de coordination :

1. Avant la rentrée scolaire, nommer le point focal / personne ressource de l’institution hôte pour chaque entité concernée :

• la direction ou présidence de l’institution hôte
• le service administratif
• le service logistique
• le service communication
• Au sein du corps enseignant, nommer un responsable par groupe : le type de groupe est à définir avec le corps enseignant selon l’organisation la plus adaptée : filière, domaine, type d’activité…

2. Présenter dès le début de l’année scolaire aux points focaux concernées les activités planifiées dans le plan d’action annuel et à coorganiser avec l’institution hôte. Il est recommandé d’organiser une réunion par pour chaque entité en lien avec le Career Center.

3. Planifier des réunions de coordination trimestrielle (au moins pour le corps enseignant) pour le suivi de la mise en œuvre des activités à coorganiser. Voir procédure P14.

4. Organiser une réunion de clôture annuelle avec recommandations sur les activités et évènement majeurs à coorganiser pour l’année suivante (pendant le processus d’élaboration du plan d’action annuel du Career Center)

Le Modèle M33 permet de structurer l’évènement à coorganiser entre l’institution hôte et le Career Center. Il est recommandé qu’il fasse l’objet d’une validation des deux parties avant de démarrer l’organisation de l’évènement.

Voir également la Procédure P13 et  P15.

Reporter les activités du career center

Les modalités de reporting du Career Center auprès de l’institution hôte sont à définir par la direction ou la présidence de ce dernier.

C’est au Manager qu’incombe la responsabilité de reporter auprès de la direction ou la présidence de l’institution hôte, les informations relevant du Career Center.

Pour faire ce reporting, le Manager peut s’appuyer sur :

• Les comptes rendus de réunion de coordination hebdomadaires
• Les rapports mensuels
• Les planifications mensuelles
• Les rapports semestriels
• Le rapport annuel
• Le rapport budgétaire annuel
• Le plan d’action annuel
• La planification budgétaire annuelle

Communication

Une campagne d’e-mailing d’information réalisée par le conseiller responsable de communication du Career Center peut également être menée tout au l’année pour tenir les points focaux informés des activités du centre. Informer le corps enseignant, en particulier, peut constituer un levier de communication et de promotion des activités et évènements du centre auprès des étudiants.

Autres services

Il existe d’autres services de l’institution hôte en lien avec le Career Center. Il s’agit du service de maintenance informatique et du service de maintenance des bâtiments. Bien que ces services n’aient pas besoin de connaitre en détail les activités du Career Center, il est important de connaitre leur responsable pour le bon fonctionnement du centre. Une rencontre peut être organisée entre les responsables et l’équipe du Career Center dès la phase de préparation du centre, avant son inauguration.