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Prérequis :

Salon de l’emploi planifié dans le plan d’action et le budget annuels.

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Résultats attendus :

• Création de liens entre les jeunes et le secteur privé.
• Embauches des jeunes par des entreprises.

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Structurer l’organisation d’un salon de l’emploi et augmenter ses chances de succès.

Un salon de l’emploi est un évènement majeur dans la vie d’un Career Center. Voir Guide G04. Toute l’équipe du Career Center, y compris les stagiaires et Ambassadeurs, sont mobilisés pour l’organisation d’un salon de l’emploi.

 

Planifier un salon de l'emploi

Un salon de l’emploi se tient habituellement en début ou en fin d’année universitaire pour favoriser l’emploi des jeunes diplômés.

Si le salon doit être planifié en dehors de ces dates, il est recommandé d’identifier une thématique pour sa tenue (par exemple un salon de l’emploi en mars peut être organisé sous la thématique « trouver un stage de fin d’année »).

Le salon de l’emploi est habituellement prévu dans le plan d’action annuel élaboré par le Manager et son équipe (voir chapitres 2.3 Mise en place des modalités de gestion et 3.4.4. Élaboration de la planification annuelle).

Par la suite, les tâches liées à son organisation et spécifiques à l’équipe du Career Centre sont planifiées lors des réunions de gestion mensuelles (voir chapitre 2.2.2 Gestion mensuelle) et réparties à l’occasion des réunions de coordination hebdomadaires (voir chapitre 2.2.1. Coordination hebdomadaire).

Pour structurer sa démarche, l’équipe peut se référer à la Procédure P21.

 

Structurer l'équipe organisatrice du salon de l'emploi

L’organisation d’un salon de l’emploi nécessite la mobilisation :

D’un grand nombre de ressources internes et partenaires du Career center :

• Les plus hauts représentants de l’institution hôte.
• La direction et / ou la Présidence de l’institution hôte.
• Le corps enseignant.
• Le service financier de l’institution hôte.
• Le service lié à la logistique de l’institution hôte.
• Le service communication de l’institution hôte.
• Le Career Center (toute l’équipe).
• L’équipe des Ambassadeurs.
• Une équipe de jeunes bénévoles sélectionnés par le Career Center.
• Les entreprises participantes.

Et de prestataires :

• L’agence de communication.
• L’imprimeur.
• Le restaurateur.
• Le loueur de matériel.

Ainsi que d’autres intervenants, tels que les médias.

 

Bien que les quantités de tâches à réaliser soient variables en fonction de la taille du salon, c’est-à-dire du nombre d’entreprises qui y participent, les besoins en coordination d’un salon de l’emploi sont toujours très importants. C’est pourquoi il est recommandé de constituer des comités spécifiques trois mois avant la tenue de l’évènement.

Comités recommandés (leurs attributions et leurs représentants restent à adapter en fonction du contexte de l’évènement) :

 

 

Pour connaitre le détail de ces comités, se référer au Guide G04.

 

Préparation d'un salon de l'emploi

La préparation d’un salon de l’emploi est assez similaire à celle de l’inauguration du Career Center (voir chapitre 1.4. Inauguration du Career Center).

Voici un tableau récapitulatif des tâches à prévoir avant la tenue de l’évènement :

 

 

Un rétroplanning qui répartie la liste complète des tâches est disponible à travers le Modèle M39. 

 

Le jour du salon de l'emploi

Accueil des participants

Il est recommandé que ce soit les Ambassadeurs qui assurent l’accueil des participants avec l’appui des conseillers carrière. Le stand d’accueil est divisé en deux espaces :

• L’un est destiné aux professionnels, c’est-à-dire aux entreprises. On y collecte les coordonnées complètes des participants grâce à des feuilles de présence, notamment pour pouvoir les contacter après l’évènement.
• L’autre est destiné aux jeunes qui vont également remplir une fiche de contact, notamment pour connaître l’établissement dont ils proviennent. Ils sont par la suite orientés vers les entreprises susceptibles d’être intéressées par leur profil.

Avec les hauts représentants de l’institution hôte, le Manager et le Business Developer s’occupent de l’accueil des officiels.

 

Ouverture du salon

L’ouverture du salon peut démarrer par un ensemble d’allocutions faites par un ou plusieurs représentants officiels (directeur régional, directeur du centre de formation, président d’université, doyen de la faculté, représentant du secteur privé et éventuellement un représentant du gouvernement). C’est le comité d’organisation qui gère le programme des allocutions.

À l’issue des discours officiels se déroule une séance photo sur fond de photocall. Ces photos sont très importantes pour promouvoir l’évènement après sa tenue. Pour pouvoir les exploiter, il est recommandé de faire signer des décharges de droit à l’image (Modèle M36).

 

Organisation des stands

Stands entreprises

Les stands sont alignés en rangées structurées, avec un référent par rangée. Une équipe est attribuée à chaque stand pour assister le(s) représentant(s) de l’entreprise. Elle est composée d’un Ambassadeur, accompagné d’un ou deux jeunes bénévoles, parmi lesquels est nommé un responsable de stand.

Les Ambassadeurs et jeunes bénévoles accueillent les jeunes au stand et les inscrivent pour passer un entretien. Par la suite, chaque jeune inscrit est appelé pour l’entretien selon l’ordre d’arrivée.

Il y a deux types d’entretien :

• Un entretien de présélection, lorsque l’entreprise est en campagne de recrutement.
• Un entretien de conseil, lorsque l’entreprise n’a pas de postes à pourvoir. Le représentant présente alors son entreprise au jeune et peut, par exemple, lui donner des conseils sur son CV, l’orienter vers le stand et les services du Career Center, etc.

Si l’entreprise a un ou plusieurs besoins au cours de la journée (matériel, support de communication, recherche d’une personne…), il l’exprime à l’Ambassadeur ou au bénévole responsable du stand qui le reporte au référent de rangée qui à son tour le communique au responsable logistique. Ce dernier adresse la demande à qui de droit. La réponse à la demande observe la même chaîne de communication dans le sens inverse.

Stand Career Center

Les stagiaires du Career Center sont affectés au stand du Career Center. Ils sont chargés d’y promouvoir la mission et les services du Career Center, comme le font les conseillers carrière lors de caravanes de promotion (voir chapitre 3.1.1. Organisation d’évènements pour attirer les jeunes).

 

Restauration

Les pauses-café et le déjeuner sont réservés aux entreprises et aux membres de l’équipe organisatrice. Ils sont prévus dans un endroit aménagé à cet effet, légèrement en retrait de la zone des stands.

Il est recommandé de laisser la liberté aux entreprises de pouvoir se restaurer quand elles le souhaitent en fonction de la gestion de leur propre stand et de leurs besoins. Les membres de l’équipe organisatrice doivent quant à eux s’organiser pour faire leur pause à tour de rôle.

 

À la fin de la journée

Pour les entreprises

Il est recommandé de collecter à chaud les impressions des entreprises sur le salon sous forme d’interview. Pour cela, elles sont reçues dans un espace dédié, où l’équipe organisatrice recueille leur expérience.

Le résultat de ces échanges est consigné sous forme d’un questionnaire de satisfaction (Modèle M41) qui permet, entre autres, de collecter les recommandations sur les améliorations à retenir pour l’organisation du prochain salon et d’identifier les entreprises qui seraient prêtes à le financer.

Certains échanges peuvent également prendre la forme de témoignages accompagnés de photos qui permettront de promouvoir l’évènement par la suite.

Pour les Ambassadeurs et les jeunes bénévoles

À la fin de la journée, il est vivement recommandé qu’un responsable du Career Center remercie personnellement et individuellement les Ambassadeurs et les jeunes bénévoles. Ce moment est l’occasion de leur remettre à chacun :

• Une attestation de participation à l’organisation à l’évènement.
• Un kit de goodies (casquette, t-shirt, écharpe, sac à dos tissé, clé USB).
•  D’éventuels cadeaux de sponsors.

 

Aprés le salon

Pour les entreprises

Dans les jours qui suivent le salon de l’emploi, les cadres des entreprises qui y ont participé font généralement un suivi de l’événement en sélectionnant les profils qui les ont le plus intéressés, puis en enclenchant éventuellement leur procédure interne de recrutement.

 

Pour le Career Center

2 à 3 jours après l’évènement, l’équipe du Career Center, en particulier le conseiller carrière chargé de communication, adresse des lettres de remerciement par courrier aux entreprises qui ont participé au salon ( Modèle M42) et publie sur les réseaux sociaux des messages de reconnaissance.

Par la suite, le Career Center effectue un travail de suivi auprès des entreprises participantes pour collecter les données suivantes :

• Nombre de jeunes vus en entretien le jour du salon (ordre de grandeur).
• Nombre de jeunes présélectionnés.
• Nombre de jeunes embauchés.

En parallèle, l’équipe du Career Center collecte, auprès des Ambassadeurs et/ou des bénévoles responsables de stand, les listes indiquant le nombre de jeunes qui se sont inscrits pour un entretien le jour du salon, ainsi que toute autre information utile au Career Center. Les responsables de stand sont des relais très importants pour les remontées d’informations des entreprises et des jeunes.

 

Préparer les jeunes au salon de l'emploi

Dans les semaines qui précèdent le salon de l’emploi, l’équipe du Career Center programme des ateliers pour préparer les jeunes à l’évènement.

Les ateliers qui concernent la préparation des jeunes au salon de l’emploi sont :

• Booster mon CV
• Ma lettre de motivation
• Me présenter en 60 secondes
• Préparer mon entretien d’embauche
• LinkedIn : créer des gérer mon image professionnelle en ligne
• Comment tirer profit des salons de l’emploi ?

Cette préparation des jeunes permets de garantir auprès des entreprises partenaires du salon de l’emploi, une sélection d’étudiants et / ou jeunes diplômés détenant un niveau de compétences en soft skills. Ce critère représente un facteur de motivation pour les partenaires.

 

Assister aux autres salons de l’emploi

Il existe d’autres salons de l’emploi, la plupart du temps organisés par le milieu associatif étudiant. Le Career Center peut promouvoir ces salons auprès des jeunes et y participer en y tenant un stand. Voir Procédure P11.

Dans le cas où c’est le Career Center qui organise un salon de l’emploi, il est toujours recommandé que l’équipe coordonne l’évènement en fonction des autres salons pour éviter un essoufflement des entreprises participantes devant une éventuelle sur-sollicitation pour prendre part à des salons, et créer les conditions les plus favorables à la réussite du salon organisé par le Career Center.

Inclusion

L’équipe organisatrice doit veiller à l’accessibilité du salon pour permettre une importante participation des jeunes en situation de handicap Ressource R03.