• 1er semestre de l’année scolaire écoulé.
• Plan d’action annuel.
• Rapports mensuels du 1er semestre.

• Rapport de mise en œuvre du plan d’action.
• Plan d’action annuel révisé.

Réaliser un point de suivi détaillé du plan d’action annuel pour s’assurer de son respect et réaliser une éventuelle mise à jour.

Faire un état des lieux des activités réalisées par rapport au plan d’action annuel

Cette action est concomitante à la réalisation du rapport semestriel. La revue du plan d’action annuel consiste à comparer les activités prévues dans le plan d’action annuel initial à celles réalisées au cours du 1er semestre en se fondant sur une partie du rapport semestriel et les rapports mensuels. C’est également le moment pour le Manager de mesurer les indicateurs éventuels des activités réalisées dans le semestre écoulé quand ils sont définis dans le plan d’action. Ce relevé permet de mesurer si l’activité a été réalisée avec plus ou moins de succès et, en cas d’écart, d’essayer d’en comprendre les raisons.

Justifier les écarts avec le plan d'actions annuel

Tout comme pour le budget, il est recommandé de justifier les écarts avec le plan d’action annuel relevés lors de l’état des lieux.

Le Manager, avec l’appui de l’équipe, rédige les explications pour :

• Les activités non réalisées.
• Les activités non planifiées réalisées.
• Les mesures d’indicateurs présentant de fortes différences avec ce qui était prévu, que ce soit en valeur positive comme négative (par exemple : une intervention de Guest Speaker a attiré 70 jeunes au lieu des 30 prévus, ou la fréquentation du Career Center a diminué au mois de janvier en raison de la période des examens).

Ces justifications sont consignées sous forme de rapport sur la mise en œuvre du plan d’action et résumées dans le rapport semestriel (voir chapitre 3.3.1. Élaboration du rapport semestriel).

Identifier les nouvelles activités à planifier pour le prochain semestre

Le Manager avec l’aide de l’équipe du Career Center, identifie les nouvelles activités à réaliser lors du prochain semestre et qui ne figurent pas dans le plan d’action annuel.

Une fois ces activités listées, il crée une version n°2 du plan d’action annuel. Voir Modèle M30.

Il y ajoute les nouvelles activités en planifiant leurs échéances et, si nécessaire, met à jour celles déjà planifiées (uniquement les activités dont la mise à jour est justifiée). La version actualisée du plan d’action est annexée au rapport semestriel.

Pour réaliser la revue du plan d’action annuel, le Manager et son équipe peuvent également s’appuyer sur la Procédure P02.

Diffusion de la 2ème version du plan d’action annuel

Il est important que l’institution hôte soit informée de l’actualisation du plan d’action. Selon les modalités de gestion établies avec l’institution hôte, la 2ème version du plan d’action annuel peut être présentée, par exemple, lors d’un conseil d’administration. Il est recommandé de préparer un document type PowerPoint (Base de Données BD04) pour présenter de façon synthétique les activités planifiées. Il est également recommandé de diffuser plus largement, au sein de l’institution hôte, notamment au corps enseignant, la 2ème version du plan d’action annuel, en vue de favoriser la coordination des activités et évènements coorganisés avec lui.