---

Prérequis :

Compte rendu de réunion hebdomadaire précédent.

---

Résultats attendus :

• Planification hebdomadaire respectée.
• Compte rendu de réunion de coordination hebdomadaire.

---

Planifier les activités de la semaine et répartir les tâches au sein de l’équipe pour leur mise en œuvre. 

Il s’agit, au travers d’une réunion de coordination, de réaliser un ensemble d’actions à mettre en œuvre, en présence de tous les membres de l’équipe :

• Faire le point sur les activités réalisées lors de la dernière semaine.  
• Planifier en détail les activités du centre pour la semaine à venir conformément au planning mensuel.  
• Se répartir les tâches pour mettre en œuvre ces activités.  
• Relever les statistiques hebdomadaires.

La réunion de coordination doit systématiquement faire l’objet d’un compte rendu. Voir Modèle M32. Ce compte rendu servira de point de départ pour la réunion suivante et permettra à chaque membre de l’équipe de disposer de la liste des tâches qui lui sont confiées pour la semaine.

Les actions décrites ci-dessous sont également reflétées dans Procédure P03.

 

Il est recommandé de programmer un jour et un créneau horaire fixes pour la tenue des réunions hebdomadaires. Le moment choisi tiendra compte du rythme du Career Center (choisir un créneau en dehors des périodes avec pics de fréquentation par les jeunes et quand l’équipe est disponible). Le Manager veillera au respect de la fréquence de la tenue de la réunion et à la participation de tous les membres de l’équipe. Il est important de s’astreindre à une tenue régulière et à la participation de tous, quelle que soit la charge de travail des uns et des autres.

 

Faire le point sur les activités réalisées lors de la dernière semaine

Il s’agit de vérifier sur la base du précédent compte-rendu de réunion de coordination hebdomadaire que les activités de la semaine ont été réalisées conformément aux planning et plan d’action hebdomadaires (répartition des tâches) établis.

En cas d’écart, une observation peut être rédigée pour en expliquer la raison. Si certaines activités n’ont pas été réalisées et qu’elles restent nécessaires, elles sont à nouveau planifiées pour la semaine suivante. Pour cette partie du reporting, se référer à l’onglet « synthèse hebdomadaire » du Modèle M32.

 

Planifier en détail les activités du centre pour la semaine à venir

La planification des activités de la semaine à venir se fait sur la base de la planification mensuelle voir onglet « planification mensuelle» de Modèle M32, qui s'appuie sur le plan d'action annuel.

La planification des activités doit se faire de manière concertée avec l’équipe. La répartition des activités de bases (entretiens individuels, ateliers, évènements) doit s’adapter aux besoins des jeunes auxquels s’adresse le centre.

Lors de la planification, il faut toujours tenir compte du temps de préparation nécessaire pour la réalisation des activités, en particulier les évènements, et des créneaux horaires propices à la disponibilité des jeunes pour la tenue des activités.

 

Se répartir les tâches pour mettre en oeuvre les activités

La répartition des tâches doit se faire entre tous les membres de l’équipe et éventuellement les stagiaires et Ambassadeurs du centre sur certaines activités.

Cette répartition doit tenir compte des :

• Tâches relatives aux activités (accueil et orientation des jeunes, organisation des ateliers et intervention de Guest Speakers, communication sur les activités avant et après, préparation logistique, contacts avec des intervenants, coordinations avec d’éventuels partenaires, tenue des activités…)
• Tâches relatives à la gestion du centre (élaboration de rapports, compte-rendus, gestion du compte messagerie, gestion du Management Tool, gestion des achats de matériels pour le centre….)
• Tâches relatives à la communication (animation des réseaux sociaux, rédaction de contenus à l’intention des médias, élaboration et impression de supports de communication…). La répartition de ces tâches doit suivre le plan de communication mensuel élaboré au cours de la gestion mensuelle (voir chapitre 2.2.2 Gestion mensuelle)
• Tâches relatives à l’organisation d’évènements particuliers (conférences, atelier débat, caravanes… (voir Phase III, chapitre 3.1. Développement d’activités complémentaires)
• Tâches relatives à la mobilisation du secteur privé (sourcing, visites d’entreprises, salon de l’emploi… (voir chapitre 3.2. Engagement du secteur privé)

Des familles de tâches auront probablement déjà été attribuées par le Manager aux différents conseillers carrière (communication, gestion administrative…). Cependant, dans le détail de la planification hebdomadaire, de nouvelles tâches peuvent apparaître, de même qu’il peut s’avérer nécessaire de procéder à une nouvelle répartition, souvent de façon temporaire, pour rééquilibrer la charge de travail entre les différents membres de l’équipe.

 

Réaliser un plan d'action hebdomadaire sommaire

L’identification des tâches, leur répartition pour action et la détermination de leur délai de réalisation constituent une forme de plan d’action hebdomadaire. L’équipe est libre de réaliser le plan d’action sommaire selon le canevas de son choix, elle peut s’inspirer de celui qui figure dans l’onglet « plan d’action hebdomadaire » du Modèle M32.

L’extraction du plan par chacun des membres de l’équipe permet un plan d’action hebdomadaire individualisé que chacun peut suivre au cours de la semaine.

 

Relever les statistiques hebdomadaires

Le Manager est chargé de relever les statistiques à partir du Management Tool.

Lors de la réunion hebdomadaire, les données sont consignées dans le compte-rendu (voir onglet synthèse hebdomadaire du Modèle M32).

Cette synthèse consigne le nombre d’inscrits du Career Center et le nombre de participants aux ateliers par genre, et permet de constater de la progression des inscriptions de semaine en semaine.

Ces données permettent également d’alimenter les rapports mensuels.

 

Rédiger le compte-rendu

Il est recommandé de réaliser le compte-rendu à partir du Modèle M32 qui propose 3 sous-canevas :

• Le planning mensuel.
• La synthèse hebdomadaire.
• Le plan d’action hebdomadaire.

La rédaction du compte-rendu peut être affectée à une personne de façon permanente par le Manager du Career Center ou elle peut être réalisée à tour de rôle par les différents membres de l’équipe.

 

Transmission du compte-rendu

Une fois que l’équipe a traité les 4 points de réunion hebdomadaire et qu’elle les a consignés dans les deux onglets du Modèle M32, le compte-rendu de la réunion est réalisé.

Selon les modalités de travail entre l’institution hôte et le Career Center, le Manager peut envoyer le compte-rendu ou une partie (par exemple la synthèse) à la personne appropriée au sein de l’institution hôte.

Structuration des évènements

Indépendamment de la réunion de coordination hebdomadaire, l’outil Modèle M33 permet de structurer les paramètres liés à  la tenue d’un évènement tel que les objectifs de l’évènement, son rapport avec le plan d’action annuel, les dimensions logistiques, le budget éventuel…