• Rapport semestriel de l’année en cours.
• Rapports mensuels du dernier semestre.

• Rapport annuel élaboré.
• Rapport budgétaire élaboré.
• Rapport de mise en œuvre du plan d’action élaboré.

Faire le reporting des activités réalisées au cours de l’année.

Le Manager est responsable de la production et garant des informations et données reportées dans le rapport annuel et de sa transmission.

Le reporting annuel consiste à relever et consigner toutes les activités réalisées par le Career Center au cours de l’année écoulée, selon le même principe que le reporting semestriel (voir chapitre 3.3.1. Élaboration du rapport semestriel). Il est fortement recommandé de le produire durant la période des examens de fin d’année pour profiter du temps libre dégagé par la baisse de fréquentation du Career Center inhérente à cette période.

Le rapport annuel est un document interne, à destination des administrateurs, des responsables et de l’équipe du centre. C’est un outil qui participe au pilotage et à la bonne mise en œuvre des activités. Le Manager est encouragé à rédiger une version remaniée du rapport, plus « promotionnelle » et mettant l’accent sur les aspects positifs en vue de promouvoir le dynamisme du Career Center. Il peut intégrer dans cette version remaniée des photos, témoignages, verbatim d’entreprises et success stories de jeunes.

Répartir la rédaction

Tout comme pour le rapport semestriel, le Manager peut s’appuyer sur les autres membres de l’équipe pour rédiger certaines parties en dehors de celles relatives au budget et au reporting des statistiques. L’élaboration du rapport annuel peut amener à alterner des séances de travail d’équipe et de travail individuel. La répartition des tâches liée à la rédaction du rapport annuel peut être traitée à l’occasion de réunions thématiques et/ou de la réunion de coordination hebdomadaire.

Pour réaliser ce rapport, le Manager peut s’appuyer sur le Modèle M46.

Produire les documents annexes

Il est recommandé de joindre les documents annexes suivants au rapport annuel :

• Rapport budgétaire annuel et note explicative synthétique sur les écarts de réalisation.
• Rapport de mise en œuvre du plan d’action annuel.

Le rapport budgétaire annuel

Les modalités d’élaboration du rapport budgétaire doivent être définies avec l’institution hôte.

Il est recommandé que le rapport prévoie a minima :

• Un état exhaustif et détaillé des dépenses réalisées à la fin de l’année d’exercice.
• Un tableau comparatif du budget prévisionnel (élaboré en début d’année) et du budget réel dépensé (en fin d’année).
• Une note explicative sur les écarts budgétaires en se fondant sur la revue du budget annuel (voir chapitre 3.3.2. Revue du budget annuel). Il est recommandé de reprendre cette note de manière synthétique dans le rapport annuel.

Le rapport budgétaire annuel est élaboré par le Manager.

Le rapport de mise en œuvre du plan d’action annuel

Pour réaliser ce rapport, le Manager se fonde sur la 2ème version du plan d’action annuel élaborée à l’occasion de la revue semestrielle du plan d’action (voir chapitre 3.3.3. Revue du plan d’action annuel).

Une fois de plus, le Manager, avec l’aide de l’équipe, dresse un état des lieux des activités réalisées durant l’année, en particulier celles du 2ème trimestre, et mesure les indicateurs désignés dans le plan d’action. Puis, il rédige une note explicative visant à comparer les activités prévues dans la 2ème version du plan d’action annuel et les activités réellement réalisées. La note présente et justifie les éventuels écarts entre les activités prévues et celles réalisées. Cette note doit faire ensuite l’objet d’une synthèse à reporter dans le rapport annuel. Voir également Procédure P25.

Communiquer sur le rapport annuel

Le rapport annuel « interne » peut faire l’objet d’une présentation auprès de diverses entités concernées par les activités ou l’administration du Career Center, par exemple :

• Auprès du corps enseignant pour partager les résultats avec eux et stimuler leur implication dans les activités des prochaines années.
• Auprès du conseil d’administration par le Manager.

Sous réserve de l’accord du Manager, le rapport annuel « promotionnel » peut faire l’objet d’une diffusion :

• Auprès de l’équipe d’Ambassadeurs par le conseiller carrière chargé du programme jeunes Ambassadeurs pour les encourager, en mettant en avant les résultats positifs auxquels ils ont contribué.
• Via les réseaux sociaux pour promouvoir le Career Center auprès d’un plus large public.

Se fonder sur les documents de référence.

Pour réaliser le rapport, il est recommandé que le Manager se fonde sur les documents suivants, rédigés au cour de l’année passée :

• Le rapport semestriel (voir chapitre 3.3.1. Élaboration du rapport semestriel).
• Les rapports mensuels du 2ème semestre (voir chapitre 2.2.2. Gestion mensuelle).
• Le plan d’action annuel ou sa deuxième version le cas échéant (voir chapitre 3.3.3. Revue du plan d’action annuel).
• Le budget annuel (voir chapitre 1.2.3. Familiarisation avec les modalités de gestion).
• Le rapport budgétaire semestriel (voir chapitre 3.3.2 Revue budgétaire).