• 1er semestre de l’année scolaire écoulé.
• Budget annuel.
• Rapports mensuels du 1er semestre.

Rapport budgétaire élaboré.

Contrôler le budget annuel pour s’assurer de son respect et pour mesurer et justifier les écarts éventuels.

Les modalités de gestion budgétaire sont à définir avec l’institution hôte.

Les actions qui suivent sont des suggestions.

Contrôler le budget réalisé par rapport au budget annuel

Le contrôle budgétaire semestriel consiste à vérifier que les activités se sont déroulées conformément aux allocations planifiées dans le budget annuel (voir chapitre 1.2.3. Familiarisation avec les modalités de gestion). Cette tâche incombe au Manager. Concrètement, le Manager compare le tableau du budget annuel au tableau du budget des dépenses réelles à la fin du 1er semestre.

Justifier les écarts budgétaires

En cas d’écart par rapport au budget prévu, le Manager le justifie, c’est-à-dire qu’il explique les raisons de cet écart. Pour ce faire, il peut s’appuyer sur l’historique qui figure dans les rapports mensuels. Les écarts peuvent être positifs (plus de dépenses que prévu) ou négatifs (moins de dépenses que prévu).

Identifier les nouveaux postes de dépenses pour le prochain semestre

L’échéance semestrielle est l’occasion de faire le point sur d’éventuelles nouvelles activités à planifier en cours d’année et qui n’étaient pas prévues. Il s’agit, par exemple, d’une journée de recrutement initiée dans le cadre de relations fructueuses avec le secteur privé, de la coorganisation d’un salon de l’emploi initié par des partenaires extérieurs, etc.

Cette échéance doit également permettre de faire le point sur les besoins matériels non-prévus tels que la réimpression de supports de communication, la réparation de matériel informatique, la production de goodies, ainsi que sur les éventuels besoins en services extérieurs tels que, par exemple, le recours à un formateur externe pour un atelier-débat dont le sujet a été identifié suite à un travail de terrain.

C’est pourquoi, il est recommandé que le Manager établisse un rapport budgétaire où seront listés et expliqués tous les besoins identifiés en postes budgétaires supplémentaires (ainsi que tous les écarts budgétaires). Ce rapport est, par la suite, reporté sous forme de synthèse dans le rapport semestriel.

Formalisation de la démarche

Le rapport budgétaire permet de consigner les informations suivantes : tableau comparatif, justification des écarts et identification de nouveaux postes de dépenses.

Le rapport permet, d’une part, d’assurer une gestion transparente au plus près des besoins et, d’autre part, de disposer d’un document pouvant étayer une éventuelle demande de budget supplémentaire (dans ce cas, le rapport est annexé à la demande).